Archive for March, 2019

Så undviker du tidsödande tidrapportering

by admin.

En grundläggande princip för den som vill tjäna pengar är att inte slösa med sina resurser. Det kan vara uppenbart att inte använda mer pengar än nödvändigt, men det handlar om så mycket mer än det. Tid är en tillgång som är begränsad och därför bör behandlas som värdefull. Därför är det ganska onödigt att ha tidrapportering och andra uppgifter som stjäl den så dyrbara tiden från de anställda.

Det är nödvändigt att ha kontroll, att rapportera sin tid och redovisa vad som sker i företaget. Men det kan ske på olika sätt. Genom att göra anordningar för att det ska gå så snabbt och smidigt som möjligt så kan du lösgöra mycket tid. Den administrativa delen av verksamheten bör inte hindra att de vanliga arbetsuppgifterna kan skötas på allra bästa sätt.

Nära till hands

Det har blivit vanligt att göra det mesta på datorn eller i mobilen. Dessa redskap är något som alltid finns till hands, speciellt din telefon. Därför faller det sig helt naturligt att ha en app eller ett program som tillåter dig att göra det du måste utan att förlora allt för mycket tid. De flesta har mobilen i fickan eller väskan och ser på den flera gånger om dagen. Den bästa tidrapporterings appen du kan hitta.

När du har en app som är lätt att komma åt så slipper tidrapportering att bli en börda. Du bara klickar in dina timmar eller vad det än är som du ska rapportera. Sedan läggs det automatiskt in på rätt plats. Löneutbetalningar, övertid, semester och mycket annat kommer att gå som en dans. Det är klart att det kräver en viss ansträngning. Men det är långt ifrån lika komplicerat som en del gamla system. Typ stora liggare där du fick skriva in allt för hand, så att det sedan kunde kopieras till rätt ställe. De dagarna är som tur är borta för länge sedan, även om en del lever kvar i det forntida med allt för långsamma tidrapporteringssystem.

Varför satsa på ett bra system

Om du jobbar som sjuksköterska eller läkare så har du ett stort ansvar mot dina patienter. De har rätt till den allra bästa vården, och har behov av att bli omhändertagna. Men om en sköterska, till exempel, inte har tid för att prata och måna om patienterna så blir alla lidande. Först och främst de sjuka, men även personalen. När de inte kan sköta sitt jobb som de önskar är det lätt att förlora trivseln.

En stor bov i sammanhanget kan vara tidrapporteringen och andra viktiga administrativa sysslor. De kan ta allt för mycket tid från de egentliga arbetsuppgifterna, det som fick dig att välja ett visst yrke. Det gäller att hitta balansen mellan allt som är viktigt och som bara måste göras, och den mänskliga kontakten samt känslan av att ha gjort något av värde. Om vikten av bra tidrapportering kan du läsa i den här artikeln i Dagens Samhälle.

Gå framåt med din verksamhet

Det handlar alltså mycket om att satsa på det viktiga. Vissa sysslor måste utföras, men prioriteten bör inte ligga där. Ett kontor måste städas men det ska inte vara fokus för verksamheten. På samma sätt behöver du ha tidrapporter och andra fakta för att kunna fungera. Men det är hur arbetsuppgifterna utförs som får ett företag att gå framåt. Bemötande av kunderna, respekt för tidsfrister samt kvaliteten på utförda uppdrag.

Nyckelordet är som vanligt balans. Att hitta den gyllene medelvägen så att allting går smidigt till väga. Du vill ha kontroll över de anställda och de vill kunna visa upp hur mycket de har arbetat. Scheman måste utvärderas och kanske göras om, hela tiden ska det finnas personal på plats. För att kunna uppnå en effektiv arbetsplats måste du ibland investera. Dels i bra utrustning, men också program som bidrar till rutinerna. IDG.se rapporterar i denna artikel om att krånglig tidrapportering är en riktig tidstjuv.

Om du ska fakturera dina kunder för de projekt som avslutats kan du behöva ett system som är mer specifikt. Många klienter tycker om att få veta exakt vad som ligger till underlag för deras utbetalning. Det är något som gärna kan föras in samtidigt som tidrapporteringen. Många rekommenderar att de anställda rapporterar direkt efter avslutat uppdrag.

Vikten av ett effektivt system

Det kan ta lite tid att vänja sig vid ett nytt system för tidrapportering. En del företag låter de anställda få rapportera manuellt i veckorna som leder upp till en förändring. Då kommer de att uppskatta det nya systemet något alldeles oerhört, för så gott som allting är bättre än att göra något för hand. Det blir säkert lättare att använda ett ordentligt system om de förstår sambandet mellan eventuell bonus och den tid de rapporterar.

Speciellt viktigt i samband med ett nytt system är att alla har klart för sig vilka enheter som används. Ska de rapportera i fem minuters intervall eller 15? De anställda måste också veta under vilka projekt de ska rapportera och hur det hela ska sammanställas. Ett nytt system för tidrapportering ska ju göra det hela mer effektivt, inte skapa onödiga spänningar och irritation.

Alla bör vara på det klara med hur viktigt det är med tidrapportering. Ibland har man känt sig tvungen att hålla inne på lönen för att någon anställd slarvar för mycket med sin rapportering. Andra har fått skriftlig varning. För rapportering är en del av ditt arbete. Kanske inte den roligaste uppgiften men något som alla måste göra.